Vivimos un momento de ebullición y cambio social y, como en todo proceso organizativo, en cualquier movimiento social, se multiplican las comunicaciones, los contactos y las reuniones.
La incorporación de las TIC ha supuesto un gran avance en el intercambio de ideas, en las posibilidades de compartir información, de construir colectivamente documentos, materiales, etc., pudiéndonos ahorrar una buena cantidad de reuniones presenciales que –en otro tiempo- hubieran sido necesarias y que se pueden suplir hoy mediante la comunicación telemática.
Pero, muchas veces, las reuniones siguen siendo necesarias para resolver, avanzar, concretar, decidir… haciéndolo cara a cara, de manera presencial, para aprovechar todas las posibilidades de la comunicación verbal y no verbal, para reforzar la calidad y calidez del intercambio, para atender a cuestiones que han de ser resueltas con inmediatez…
Por eso recordamos aquí algunas pistas básicas que nos pueden ayudar a mejorar la eficacia, la eficiencia y la satisfacción de nuestras reuniones. Estas son:
ANTES DE LA REUNIÓN
o Comprueba que los objetivos de la reunión están claros y justifican su necesidad. No debemos abusar de las reuniones, multiplicarlas sin ton ni son, la gente se cansa. Las reuniones deben hacerse SOLO cuando son necesarias.
o A menudo, si la reunión tiene como objetivo compartir una información determinada o conocer la opinión de un grupo más o menos amplio de personas sobre un determinado asunto, podrá ser sustituida por medios telemáticos (un grupo o lista de correo, un foro, una wiki, los comentarios en un blog, etc.).
o Si la reunión es necesaria, concreta los temas a tratar o puntos del “orden del día”. Ordénalos según su importancia, de más a menos. Prevé el tiempo que se necesitará para tratar cada tema y súmalos todos. Si el tiempo es excesivo, recorta los objetivos y los temas. Si el orden del día es muy abultado no se podrán tratar adecuadamente ninguno de los temas o la reunión se prolongará hasta agotar la paciencia de las personas participantes (que la próxima vez no querrán venir).
o Identifica a las personas que, de acuerdo con el carácter de la reunión, deben participar en ella. No todo el mundo tiene que participar en todas las reuniones, pero es preciso que lo hagan aquellas personas necesarias para abordar un determinado tema y tomar una decisión concreta.
o Elige el lugar, fecha y hora más adecuados para el desarrollo de la reunión teniendo en cuenta las circunstancias, disponibilidad, etc., de las personas participantes, la urgencia e importancia del tema, etc. Hay que hacer las cosas “fáciles” para quienes participan en la reunión.
o El lugar de reunión debe reunir unas condiciones mínimas, siempre que sea posible: que las personas participantes puedan verse las caras sin estar muy apretadas, que se sienten a la misma altura, que no sea un lugar de paso y con riesgo de interrupciones, que no haya ruidos que molesten, que la temperatura sea agradable, que dispongan de los medios técnicos que pudieran necesitarse,…
o Difunde previamente, con la máxima anticipación posible, por el medio más adecuado en cada caso (correo postal, correo electrónico, SMS, teléfono…) entre las personas previstas la convocatoria de la reunión y la información y documentación necesarias para que la puedan preparar adecuadamente. Es preciso que lleguen a la reunión conociendo lo mejor posible los temas y cuestiones a tratar.
o Comprueba con anticipación que todas las personas previstas conocen la convocatoria, los objetivos de la reunión, la información previa, etc. Llama por teléfono dos o tres días antes. Anímales, motívales a participar. Cuanto más importante sea la reunión, será más necesario animar la participación.
o Prepara la reunión: la documentación y materiales necesarios, la introducción y contenidos de cada punto a tratar, la información complementaria que pueda necesitarse, la disposición y condiciones de la sala de reunión, medios técnicos, papel, bolígrafos, agua, caramelos, etc.
DURANTE LA REUNIÓN
o Inicia la reunión a la hora anunciada (como mucho guarda 15 minutos de cortesía si es que faltaran muchas personas). Si no somos puntuales, cada cual llegará cuando le parezca, nunca sabremos a que hora comienzan las reuniones, habrá continuas interrupciones, gente que no sabrá de lo que ya se ha hablado o decidido, etc.
o Coloca las sillas de manera que se vean las caras todas las personas que participan en la reunión, para que sea más fácil la comunicación. El círculo es la forma más adecuada, pero también sirve la disposición en U, dejando la parte abierta para colocar un papelógrafo, una pantalla de proyección, etc.
o Preséntate e invita a que se presenten brevemente las personas participantes. Si ya se conocieran de ocasiones anteriores, no dejéis de recordar los nombres y las razones por las que participa en la reunión. Es bueno empezar las reuniones con un buen clima, con un “buen rollo”, y facilitar que las personas puedan llamarse por sus nombres.
o Presenta el programa de trabajo de la reunión, de acuerdo con el orden del día previamente difundido. Recuerda los objetivos de la reunión. Asegúrate de que todas las personas los conocen y comprenden con claridad.
o Introduce, directamente o por medio de personas expertas, portavoces, etc., uno por uno los temas a tratar, antes de abrir el diálogo. Hazlo con brevedad y claridad. Utiliza -si es que ello facilita la comprensión- cuadros, transparencias, presentaciones multimedia, proyecciones, etc.
o No abuses del número ni la extensión de tus intervenciones como persona moderadora. Tu papel es tratar que la reunión sea participativa, eficaz y satisfactoria para todos y todas.
o Cuida de que se produzca un diálogo ordenado, que las intervenciones sean breves y claras, que todo el mundo exponga su opinión, que no se desvíe la atención del tema tratado, etc.
o Cuida de que todo el grupo escuche atentamente y con respeto las opiniones de las demás personas, evita que se produzcan corrillos, cuchicheos o conversaciones paralelas que distraigan la atención.
o Cuida de que se respete el turno de palabra y que no se establezcan largos diálogos entre dos personas, dificultando la participación del resto.
o Si el tema fuera complejo y las personas participantes fueran numerosas, no dudes en recurrir al trabajo de subgrupos, a la discusión en pequeños grupos o a otras técnicas de trabajo (tormenta de ideas, lluvia de ideas con tarjetas, etc.) que ayudarán a enriquecer el diálogo y facilitarán la participación e implicación de todas las personas.
o Toma nota, en tus apuntes o, mejor todavía, en un rotafolio o papelógrafo de las opiniones que se vayan exponiendo y las conclusiones que se vayan alcanzando. Es bueno que estén visibles durante toda la reunión.
o En ciertas reuniones, especialmente las que sean numerosas, es conveniente contar con una persona que se ocupe exclusivamente de tomar nota de las principales ideas expuestas y –sobre todo- de las conclusiones alcanzadas, para facilitar después la elaboración del acta o memoria de la reunión.
o Antes de cerrar un tema y pasar al siguiente, recuerda las conclusiones alcanzadas.
o Si la reunión es muy larga, haz un descanso o pausa cada dos horas.
o Controla el tiempo. Si un debate se prolonga excesivamente, dando vueltas sobre la misma cuestión, señálalo. Distribuye el tiempo disponible entre los temas, de acuerdo con su número e importancia. Si es necesario, limita el tiempo y número de las intervenciones.
o Antes de concluir la reunión, sintetiza las conclusiones, recuerda los compromisos y acuerdos adoptados, las personas responsables, los plazos de tiempo acordados, etc.
o Recoge opiniones y sugerencias para mejorar las reuniones futuras.
o Agradece, antes de levantarse, la participación y aportaciones de todas las personas.
o Concluye la reunión a la hora prevista. Si fuera necesario, es preferible establecer una nueva cita para tratar los temas pendientes que prolongar la reunión indefinidamente. La resistencia y la capacidad de atención de las personas es limitada. A partir de un cierto tiempo es imposible que la reunión sea útil.
DESPUÉS DE LA REUNIÓN
o Elabora una “memoria” o “acta”, un breve recordatorio por escrito con las conclusiones y acuerdos alcanzados.
o Distribuye esa memoria o acta entre las personas participantes en la reunión. Envíasela por correo electrónico o correo postal. Ayudará a recordar las conclusiones, servirá para preparar la próxima reunión y ayudará a evaluar, en posteriores reuniones, el cumplimiento de los compromisos adoptados.
o Si es necesario, para que otras personas conozcan los resultados de la reunión, coloca el acta en un tablón de anuncios, o en una página web, o difúndelo a través de una lista de correo, etc. Los medios telemáticos pueden servir para completar la información sobre un tema, recoger nuevas opiniones, preparar futuras reuniones, etc.
o Evalúa la reunión, comprueba si se han alcanzado los objetivos previstos, valora las sugerencias y toma decisiones para mejorar en el futuro la eficacia y satisfacción de las reuniones.
Fernando de la Riva
Apuntes para la Participasión 
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